内部統制基本方針

TOP内部統制基本方針

岡三情報システム株式会社(以下「当社」という。)は、会社法及び会社法施行規則に基づき、以下の通り、当社の業務の適正を確保するための体制(以下「内部統制」という。)を整備する。

1.当社の取締役等及び使用人の職務の執行が法令・定款に適合することを確保するための体制

(1) 情報処理業を営む当社としては、その受託者責任を果たすため、『情報セキュリティ基本方針』をはじめとする基本方針ならびに関連諸規程やマニュアル等(以下「社内規程等」という)の整備を行い、役職員に対する指導、研修を通じて、コンプライアンスに対する実効性を高めるよう努める。

(2) 運営に関しては、マネジメントシステムを実行しコンプライアンスの向上に努める。

(3) 内部監査室は、当社の業務に関する不正や事故の防止を目的として監査を行い、その結果を取締役会に報告する。

(4) 法令もしくは社内規程等への違反の疑いがある行為に対しては、従業員が社外通報窓口である法律事務所及び社内通報窓口である総務人事部長に直接通報できる体制とし、当該体制につき周知徹底を図る。

(5) 反社会的勢力及び団体との取引関係の排除、その他一切の関係遮断を徹底するために必要な社内体制を整備する。

(6) 不当要求等への対応総括部署は総務人事部とし、対応マニュアルを整備するほか、関係部署及び外部専門機関と連携して組織的に対応する。

2.当社の取締役等の職務の執行に係る情報の保存及び管理に関する体制

(1) 『文書取扱規程』に従い、文書(または電磁的媒体)の種類ごとに保存期間、保存担当部署を定めるとともに、取締役等及び監査役からの求めに応じて閲覧可能な状態にする。

(2) 原則として、取締役等及び監査役から閲覧の要請があった場合は、閲覧可能とする旨を『文書管理規程』上明確にする。

3.当社の損失の危険の管理に関する規程その他の体制

(1) 『統合リスク管理規程』を定め、リスク管理部を主管として、当社に重大な影響を及ぼし、またはそのおそれのあるリスクを網羅的かつ横断的に定義し、リスク管理体制を整備する。

(2) コンピュータシステムの障害や不正使用による損失ならびに当社が有する情報資産の漏えい、紛失、改ざん、破壊等による損失のリスクに対する安全対策については、『統合リスク管理規程』に基づくリスク管理のほか、『情報セキュリティ管理規程』や『システム運用規程』等に従い、定期的に外部のシステム監査を受けることにより当該リスクの管理を行う。

(3) 自然災害、システム障害、情報漏えい、風評被害、犯罪及び事故等の多様なリスクについては、これらの被害を最小のものとするため、社内規程等を整備し、教育・訓練を行い対応に努める。

(4) 新たなリスク等については、取締役会においてすみやかに対応責任者を定め、対応する。

4.当社の取締役の職務執行が効率的に行われることを確保するための体制

(1) 株式会社岡三証券グループ(以下「親会社」という。)にて策定された中期経営計画の方針に基づき、当社にて策定した具体的施策及び収支計画の達成に向けて、業務を執行する取締役は、実施すべき効率的な方法を決定する。

(2) 取締役会を毎月開催し、各業務の失効の結果が報告され、状況によっては目標達成に必要な改善策を促す。

5.当社及び親会社から成る企業集団における業務の適正を確保するための体制

(1) 親会社の内部監査担当部署による定期監査を受けるとともに、親会社の内部監査担当部署と定期的に情報交換を行う。

(2) 当社に係る一定の重要事項について、親会社の取締役会、経営会議への承認手続きまたは報告を行うものとする。

(3) 親会社が定期的に主催する各会議への出席により、コンプライアンス及び効率性の観点から課題を把握する。

6.当社の監査役の職務を補助すべき使用人に関する事項

(1) 当社の監査役がその職務を補助すべき使用人を置くことを求めた場合、監査役補助使用人を1名以上配置する。

(2) 監査役補助使用人の人事異動、人事評価、懲戒処分については、監査役と協議して行う。

(3) 監査役補助使用人は、他部署の使用人を兼務せず、監査役の指揮命令に従う。

7.当社の監査役への報告に関する体制

(1) 取締役および使用人は、監査役に対して法定の事項に加え、当社に重大な影響を及ぼす以下の事項について速やかに報告する。

① 著しい損害を及ぼすおそれのある事項
② 内部監査の実施状況及びリスク管理に関する重要な事項
③ その他コンプライアンス上重要な事項

(2) 監査役へ報告を行った取締役または使用人に対し、当該報告をしたことを理由として不利な取扱いを行わないものとする。

8.その他当社の監査役の実効的に行われることを確保するための体制

(1) 監査役は、重要な意思決定の過程及び業務の執行状況を把握するため、取締役会等の重要な会議に出席または会議録等を閲覧し、必要に応じて取締役または使用人にその説明を求める。

(2) 監査役は、各取締役及び重要な使用人からヒアリングの機会を必要に応じて随時設けるとともに、取締役社長、監査法人との間でそれぞれ定期的に意見交換会を開催する。

(3) 監査役は、親会社の主催するグループ監査役等会議に出席し、監査に関する情報交換、勉強会等を通じて監査レベルの向上を図る。

(4) 当社は、監査役がその職務の執行について、当社に対し、会社法第388条に基づく費用の前払いまたは債務の処理等の請求をしたときは、担当部署において審議の上、当該請求に係る費用または債務が当該監査役の職務の執行に必要でないと認められた場合を除き、速やかに当該費用または債務を処理する。